安東尼說新語—進退得宜的英文溝通術

與國外朋友或客戶的第一次的接觸，可能是面對面，電話或視訊等不同形式，也有可能是電子郵件。彼此面對面的時候，Nice to meet you (幸會) 是再自然不過的親切問候。 如果出現在其他場合，非直接面對面的時候，比如視訊面試、會議或是電話的陌生拜訪，為了表達禮貌與親切，你該怎麼說？此外，當你在寫電子郵件時，寫 Nice to meet you這句話會不會怪怪的，有沒有別的說法？

在台北街頭看到一對國外旅客，拿著地圖張望，很明顯，他們需要旁人的協助；如果你就在旁邊，又對周邊環境資訊非常清楚，你是否可以用英文去協助他們，有關於位置的英文描述，該如何說？ 一天和外國朋友正在開著視訊會議，螢幕上是對方分享的畫面，你有問題想要提出，可是，對於在電腦上位置的描述，不是很有把握。地理位置以及電腦螢幕上位置，敘述是否都一樣，還是有不同的說法。

以前收到自動回覆的信件，覺得很好奇，現在行動通信不是很便利嗎，為何出差或休假不能收信。後來到了外商公司工作才瞭解，外國人對於公私領域區分很清楚，休假期間，除非緊急狀況，否則是不會處理公務的。另外一個情形是因為資訊安全因素，很多公司的郵件伺服器只允許在公司內收發郵件，離開辦公場所，有的是只能收信無法回信，或是設定某些限制登入郵件系統。  所以，如果電子郵件已經成為你日常工作的一部分，當你準備休假、出差或不方便收信時，先寫好自動回覆的郵件，讓你朋友知道你不方便馬上回覆，也可以讓自己輕鬆一下。 

撰寫電子郵件，除了傳遞訊息或表達意見，同時也隱含著發信者的特質與情緒，比如專業度、邏輯性、表達能力，還有最重要的禮貌與尊重，這些都會從郵信字裡行間感受。注意郵件的禮節，有助於進行有效的溝通，同時給予潛在雇主、業務聯繫人和客戶留下積極深刻的印象。以下是撰寫郵件時應注意的事項：

在 問候語 (Dear, Hello, Hi,) 之後，緊接的第一行的開場白，展現這封信件的語氣(tone)，也是吸引收件人注意的關鍵。  選擇開場白時，有幾個重要事項需要考慮，比如誰是收件人、你和他(她)們之間的關係，以及你這封信件的預期目的或希望的回饋。有的時候，郵件的開場白和結尾應酬語是相呼應的，也就是說，在寫開場白的時候，同時也考慮到電子郵件的結語，以下是不同情境的開場。

人與人見面的打招呼，是再平常不過的互動開展，使用電子郵件也是一樣，問候語用於信件初始，就如同和對方在說話，這是與收件人開始對話的禮貌性問候，這裡的格式應該是「適當的問候語+名字+逗號」。以下是幾種類型和情境的問候語： 1. 最普遍的一般性用法 2. 各種情境問候語 3. 郵件提到多人或是寫給群體   1. 最普遍的一般性用法： 1.) 已知收件人： Dear Mr./Ms. White, (尊敬的懷特先生/小姐)。 請注意，商用書信中通常不會使用Mrs. 的稱呼，比如我們不使用夫姓Mrs. White(懷特太太)的稱呼，而是她原來姓氏稱呼，如Ms. Williams(尊敬的威廉斯小姐)。 2.) 未知收信人： Dear Sir/Madam,(尊敬的先生/女士)，或更通用的寫法 To whom it may concern,(敬啟者)。 有關對方的名字的書寫，通常英美國家名字為Last name+ Middle name + First name(名+中間名+姓), 如美國總統川普的全名Donald John Trump，有時中間名會省略，或以單字母大寫+句點(period/ full stop)代替，如Donald Trump 或Donald J. Trump。請注意，如果姓氏(Surname)寫在前面，會在姓名後面加逗號，如「Trump, Donald」表示Trump是他的姓氏。 有些國家名字則有另外不同規則， 如西班牙語姓名 ，胡安·巴勃羅·費爾南德斯·德卡爾德隆·加西亞-伊格萊西亞斯(Juan Pablo Fernández de Calderón García-Iglesias)包括一個復名胡安·巴勃羅，一個父姓費爾南德斯·德卡爾德隆，和一個母姓加西亞·伊格萊西亞斯。 2. 各種情境問候語greeting如下： 1.) Dear Mr. White, Dear Michael, 尊敬的懷特先生，尊敬的麥可： Dear在問候語中，是必較正式的問候，適合用於正式電子郵件和用於聯繫具權威地位的人士，如果你和對方已經很熟悉，用Dear反而覺得拘謹。 2.) Hello Michael,哈囉麥可： Hello比起Dear沒有顯得這麼正式和拘謹，比起Hi

寫論文的人都曾歷經命題的反覆修改，到底是先決定題目來寫內容，還是寫完論文再來改題目。電子郵件的主旨(標題)，就像是論文的命題，要如何吸引收件人注意，又能切中這封郵件的目的。 對於那些訊息量很大的收件人而言，主旨也可能是作為是否繼續閱讀的參考，有的時候，垃圾郵件的過濾系統也會依主旨欄，進行掃描分類。所以，主旨具有生命般的影響力，它將決定這封信的未來。畢竟，我們郵件的目的，就是希望與對方進行溝通獲得回應。以下是如何寫英文電子郵件主旨的技巧： 1. 先寫主旨欄位 2. 要言簡意賅 3. 省略主詞的敘述 4. 吸睛的主旨 5. 提醒式用語加在主旨 6. 回頭再看一眼主旨   1. 先寫主旨欄位： 你是否曾經遇到一個沒留意，主旨沒有寫，就把信發出去了。即使現在有些郵件系統，在你發出去前會跳出提醒訊息 「Do you want to send this message without a subject?」  主旨欄空白，確定要發出嗎? ，也還是有人都還沒有仔細看訊息，就直接把它按下發出去。 主旨欄空白的信件，除非是你熟識的朋友，其他收件人通常不會閱讀這封信件。此外，未來要分類或搜尋郵件時，這封信會不容易被找到。 2. 要言簡意賅： 在電腦上一封郵件的預標題，大約顯示 不超過70個字元，而手機只有 25 到 30 個字元，所以通常使用大約6-8個字說明主旨，讓收件人一目了然。 如果真的主旨欄位寫的必較長，也要注意，重點先寫前面。現在多數人在手機上閱讀電子郵件，不同手機或郵件系統可以顯示的字元數不同，因此將最重要的訊息放在開頭很重要。否則，引人注目的細節可能會被切斷。 3. 省略主詞的敘述： 寫電子郵件就像你再和對方說話，所以主旨欄中的主詞有時可以省略，可以增強關鍵字的吸睛度。比如說： I am requesting a quote 我請求報價。這句話中 I am可以省略，就寫為： Requesting a quote或Quotation request It's a greeting from London, UK這是來自英國倫敦的問候，It's 可以省略，就寫為： Greeting from London, UK  請注意：這種不明確的主旨，通常是用在你認識的人或公司機構寄來的信，如果是第一次寄給

在前一篇 電子郵件本文(body)的結構格式與撰寫(上) ，我們討論了敬謂語∕敬稱及問候(Salutation and Greeting)以及主文(Body of text)的撰寫。 接著，這裡討論如何將這封信件做一個完美的結束，包含了結尾應酬語(表達期望或提醒)、結尾敬詞(如順頌時祺)，以及署名(或簽名)，至此，也就完成一封電子郵件了。 

數年前，準備去英國公出，先去拜訪我一個朋友，留英的博士，向他請教英國生活上的一些鎖事，其中講到我女兒申請當地就學遇到的問題；他說，來，我們先寫封信給學校校長。我突然愣了一下，不太好意思說我根本不知道怎麼寫，他也沒等我回應，就一邊唸，一邊打著信。我當時心裡面就只有「崇拜」兩字可以形容。 工作的關係，經過這些年的學習和磨練，現在我也可以像朋友當時一般「援筆立就」， 我把這些年的筆記和電郵整理了一下 。如果，你和我當時一樣不知從何下手，不妨參考看看英文電子郵件本文的結構與撰寫(上、下)兩篇。

坐在電腦前，你好不容易總算寫完一篇文情並茂的信件，這個時候，你開始思考到底正本要寄給誰，副本又該把那些人放進去；等等，還有一個密件副本，這又代表甚麼意思？ 電子郵件的發送儘管便利，也必須考慮是否會對別人造成困擾，對於商務郵件，有些內容可能涉及公司/客戶的機敏資訊或智慧財產權，郵件要發送的對象，就必須要謹慎選擇。誰應該收到信？CC別人的英文要怎麼說？ 1. 正本 2. 副本 3. 密件副本     1. 正本（To）： 這是由發件人選擇的電子郵件主要收件人，有些是已經建立在聯絡人中(Contacts)的資料。收到正本的對象通常是指他需要回覆或進行某項行動。 有時郵件同時發送數位收件人時，正本可能僅給某一位收件人，其餘人為列為副本，也有時正本也會同時發送給數個收件人，主要是郵件的內容而定。比如信件內容主要和某專案經理相關，正本僅發送這個專案經理，而同時對於他團隊的同事、主管或相關人員也想要希望他們知道內容，這些人就可列為副本。 如果你希望收件人回覆電子郵件，請不要將其列為副本收件人，而是應列為正本收件人中。 2. 副本(CC)Carbon Copy： 副本通常是發送給那些，你想讓他們了解情況(keep them in the loop)，但不需要採取行動或回覆的人。 對於副本的發送也必須注意，這並不是讓人們了解情況的最佳方式，尤其是內容複雜或冗長的信件，往往這些內容不是和他們直接相關，這卻會花費收件人許多時間閱讀或消化。經過幾次後，副本收件人可能會開始不再將你的電子郵件視為重要的，並可能將它們直接放入「參考(reference)文件夾」或「稍後閱讀(read later)文件夾」中，這反而可能導致重要訊息被遺漏。 要注意的是，工作上常會遇到的狀況，有人電子郵件副本到處發送，而一旦發生某些狀況時，藉此掩飾自己錯誤，反而去責怪別人也有被告知，卻沒有留意。要知道，既然是副本收件人，他對這封郵件只需知悉，而沒有處理的責任。 發送副本(CC)的英文用法例句： 1.) copy somebody in (on something)將某人列為副本 Can you copy me in on your email? 你發送郵件時，可以發送我副本嗎? 2.) cc

前一篇文章中, 介紹 電子郵件的基本格式架構 ,   包含標頭顯示、本文結 構，以及提供收件人最初訊息 顯示的預標題；本篇是對「 標頭Header 」內容，以及英文附加檔案，進一步說明 用法。 1. 寄件人 2. 主旨 3. 接收日期和時間 4. 回覆 5. 全部回覆 6. 轉寄 7. 收件人 8. 附加檔案   1.   寄件人 Sender (From) ： 這部份顯示寄件人的名字和電子郵件地址，也作為「回覆(Reply)」信件的郵件地址。有些郵件是藉由系統設定發送，會顯示no-reply@XXX.com，這個就表示不要用這個地址回覆。 通常商務電子郵件，所使用的郵件地址是公司專用，而非私人信箱( 如gmail、hotmail、yahoo等)。商務電子郵件地址設定的規則或方式是，有些慣用的形式，例如： 1) 員工個人：First. Last @公司域名，例如，Tony White在ABC公司任職，他在公司電子信箱帳號通常設為tony.white@abc.com。 2) 部門或相關群組：組名∕部門 + @ + 公司域名，例如，marketing.department @abc.com 按照一般通則設定的信箱帳戶有許多好處，首先，可以用名字很快找到聯絡對象的信箱，其次，許多大公司的員工遍布世界各地，藉此也可以確認聯絡對象的身分，是否為該公司人員。 2. 主旨Subject Line： 主旨欄(標題)是簡單說明這封電子郵件是什麼，也就是表達這封郵件的主題和目的。主旨應保持清晰簡要，讓收件人對郵件中的內容有一個初步的認知理解，提供收信人第一印象的訊息。撰寫主旨的基本原則，就是要能引起收件人注意，並想要進一步打開這封信件。對於那些訊息量很大的收件人而言，主旨也可能作為是否繼續閱讀或回覆的參考。 多數電子郵件系統中，主旨部分與寄件人會一起顯示，有的時候，垃圾郵件的過濾系統也會依照主旨欄，進行掃描分類是否為一般郵件或垃圾郵件。 記得，千萬別認為只是在發出信件前，隨便下個標題了事。事實上，這個標題具有像生命般的影響力，它將決定這封信的未來。畢竟，我們寫電子郵件的目的，就是希望與對方進行溝通獲得回應，主旨欄的敘述內容是非常重要的。 延伸閱讀： 如何撰寫電子郵件主旨欄 Subject Line 圖片來源： pixabay

一天你想寫封email 給國外朋友，琢磨老半天，就是不知如何開始，它有沒有固定格式、架構或內容？有沒有一種簡單方便又快速的方法可以套用？ 由於，電子郵件不如發訊息(text)般簡單隨興，為保持彼此相互尊重，以及合適的禮節，它的確逐步形成其基本架構和書寫方式，後續相關文章介紹，讓你直接上手，寫出一封專業又符合禮節的email。 本文先從整體結構說起，分成標頭(header)和本文(body)；另外，介紹一個常見的名詞「預標題」Preheader，它是指在手機或電腦郵件系統上，提供收件人最初步的顯示訊息。

  當我還是個外商公司的小白，常需要與外國窗口溝通，商用書信成為每天的例行。剛開始寫英文書信時，和許多人一樣我都先用 Google 翻譯，然後按自己認為的文法去修改，改完還是不放心，還要請其他人幫我看過，才敢發出去。久而久之，同事覺得有些負擔卻又不好意思拒絕，就對我說：「其實你不要太在意文法或用字，老外自然會看得懂你的信」，我倒也聽得出他的弦外之音，也就不好意思再勞煩他。之後，寫完信，心一狠，閉著眼就寄出去，至於老外到底能不能夠完全理解，我只能說「希望」，其實自己也沒把握。 圖片來源： pixabay 以前課堂上有位來自中南美國家的學生，西班牙是他的母語，班上沒有人會說西班牙語，只能用英文溝通。他平日很努力的學中文，某次上課他自願用中文做報告，講了一會，同學們面面相覷，滿臉黑人問號？還好旁邊同學用英文和他溝通後，再分段和大家解說才完成。下課後，他有些不解地問：「老師為何我上課講英文要同學幫忙翻譯，連我講中文也還要翻譯？」 事實上，語言蘊藏文化和思考邏輯，雖然目前翻譯軟體已經改善很多也很便利，不過畢竟還是以直譯的方式進行，所以要翻出道地的另一種語言或別人看得懂的語言，必須以他們的思維和邏輯來敘述，再進行翻譯，這樣就會必較貼近外國人的用語和方式。反之亦然，你將老外的書信或文章，放到翻譯軟體，也未必容易理解。 剛開始寫英文郵件，連基本格式都搞不清楚，更分不出什麼是禮貌性的寫法和冒失的對話，經過這些年的書信經驗累績，發現在英文商業書信中，有許多常見的慣用語，就像數學公式一樣反覆出現；有時，Ａ先生寫給我的話，我把它用在Ｂ小姐的信件中回覆；要不就是網路 Google 搜尋一下別人怎麼用。就這麼邊寫邊整理，幾年過去，英文信件越寫越快，也越來越有自信。慢慢累積這些商業書信用語，最終使用的懶人寫信法就是，把這些常用詞句直接「複製貼上」，「 Voilà 」，這樣就完成一封看起來還不錯的英文書信了。   商用書信內容講求簡明清晰，讓收件人很快地清楚理解這封信的目的；同時我們希望收件人在閱讀完信件後的感覺是中性 (natural sound) 、正面 (positive) 、禮貌 (polite) 和專業 (professional) 。網路上許多介紹如何撰寫商業書信的文章和影片，經歸納其格式、通則和習慣用語，其實寫英文信也是可以很容易上手的。   延伸閱讀： 電子郵件的 基本 格式架構