英文電郵各式情境開場白 Opening

在問候語(Dear, Hello, Hi,)之後，緊接的第一行的開場白，展現這封信件的語氣(tone)，也是吸引收件人注意的關鍵。 

選擇開場白時，有幾個重要事項需要考慮，比如誰是收件人、你和他(她)們之間的關係，以及你這封信件的預期目的或希望的回饋。有的時候，郵件的開場白和結尾應酬語是相呼應的，也就是說，在寫開場白的時候，同時也考慮到電子郵件的結語，以下是不同情境的開場。

1. 初次聯繫自我介紹 2. 一般問候 3. 說明寫信原因 4. 提出請求 5. 後續跟進/追蹤 6. 提供更新資訊或狀態 7. 感謝來信 8. 致歉

1. 初次聯繫自我介紹introduction

1) Let me introduce myself
容我介紹一下自己

2) First, let me introduce myself
首先，容我介紹一下自己

3) Please allow me to introduce myself
請容我介紹一下

4) I wanted to introduce myself
我想自我介紹

5) I would like to introduce myself through email
我想藉這封信介紹自己

2. 一般問候greeting

1) Hope everything goes well with you.
希望您一切順利。

2) I hope you are doing well /good.
希望您一切都好。

3) I hope you enjoyed your weekend.
希望您周末過得愉快。

4) I hope you have a wonderful day∕nice holiday season∕great week∕nice vacation.
希望您有美好的一天∕愉快的假期∕美好的一周∕愉快的假期。

5) I hope this email finds you well.
希望您一切順利。

3. 說明寫信原因Reasons for writing

1) I am writing in response to…
這封信是為了回應…

2) I am writing in reply to…
這封信是為了回覆…

3) I am writing to thank you for…
這封信是為了感謝您….

4) I am writing in connection with…
我寫這封信是關於…

5) I am writing with regard to my purchase of…
這封信是關於我購買…關於

6) I am writing with regard to the complaint you made yesterday.
這封信是關於您昨天提出的投訴。

7) I am writing to apply for the position of…
我寫這封信是為了應徵…職務

8) I am writing to ask for further information about…
這封信是想請教有關…進一步的資訊。

9) I am writing to inquire about…
這封信是想詢問有關…

10) I am writing in reference to…
這封信是有關於…

11) Just a quick note to tell you that…
簡要的告知，...

12) I wanted to let you know that…
我想讓您知道…

13) I wanted to tell you about…
我想告訴你有關…

14) I wanted to ask you if…
我想請教是否…

4. 提出請求

1) I would be grateful if you could …
如果您能…我將不勝感激

2) Could you possibly …
您能不能…

3) I would appreciate (it) if you could …
如果您能…我會很感激(它)

4) Could you please …
能不能請您 … 

圖片來源：pixabay

5. 後續跟進/追蹤Follow up or Previous discussion

1) To follow up on our meeting/ discussion,
跟進我們的會議/討論
通常是提供更新狀態、會議記錄或待辦事項

2) Following up on my last email,
跟進我上次最後一封信

3) As discussed at the meeting, ∕As discussed in the morning, ∕As discussed on our phone call,
如同我們會議上所討論的∕如同我們早上所討論的∕如同我們電話中所討論的

4) Regarding / In regard to/ With regard to
有關於…

上面片語中，regard是否要加s，有許多討論，主要差異是在於不同時期，社會有不同的使用習慣。用法上「In regard to/ With regard to或In regards to/ With regards to」是都可以的，但目前使用較多人傾向不加s。

5) On the topic of ABC, …
有關於ABC的議題，…

6. 提供更新資訊或狀態Provide the information or Status updates

1) The purpose of this email is to update you on the status of the packaging for your product…
這封電子郵件的目的是讓您了解產品包裝的狀態…

2) I am pleased to inform you that your order is ready.
我很高興地通知您，您的訂單已準備就緒。

3) I’m contacting you regarding the analyst position…
我正在就有關分析師這個職位與您聯繫…

4) I’m writing to let you know about sales results for this quarter…
這封信是為了讓您了解本季度的銷售業績…

5) I wanted to update you on…
我想更新您的有關... 訊息

6) I have some information for you about…
我有一些關於…的訊息提供給您。

7. 感謝來信Thanking the recipient

1) Thank you for your prompt reply. /I appreciate your quick response.
感謝您立即的回覆。
有的人收到信後，很快就會回覆，這時就可以用這句開場感謝

2) Thanks for your email.
感謝您的來信。
這句話適用範圍很廣泛，一般書信或對方第一次來信時，都可以用

3) Thanks for the update.
感謝您資訊的更新。
經常用在已經進行或持續中的案子，對方提供一些更新資訊

4) Thanks for getting back to me.
感謝您的回覆。
這是感謝對方回覆你的信件

5) Thank you for making contact. 感謝聯繫我 (最正式)
Thank you for reaching out to me. (其次)
Thanks for getting in touch with me. (較輕鬆)

8. 致歉Apologize

1) I apologize for the delay in replying.
對於延遲回覆，我深表歉意。

2) Sorry for the delay in replying.
很抱歉延遲回覆。

3) We apologize for the inconvenience.
很抱歉造成您的不便。

4) Sorry for the inconvenience.
很抱歉造成您的不便。

5) We apologize for any inconvenience caused.
很抱歉造成您的不便。

6) Sorry for any trouble caused.
很抱歉造成您的不便。

7) Please accept our sincere apologies.
請接受我們誠摯的歉意。

何時使用「我們We」或「我I」：
書信中的第一人稱主詞We 和I，使用上有些意思上的差別。
當在商業活動的書信往來，通常是以公司代表的身分和對方信件往來，這時主詞多使用We∕ Our。如果是你的私人信件，則主詞使用I ∕ My。
道歉的信件，通常是以公司的立場來表達歉意，多用We。當然，這還是要看內容和性質而定。

延伸閱讀：書信應注意的禮節  Etiquette