電子郵件「標頭Header」及附加檔案英文用法
前一篇文章中, 介紹電子郵件的基本格式架構, 包含標頭顯示、本文結構，以及提供收件人最初訊息顯示的預標題；本篇是對「標頭Header」內容，以及英文附加檔案，進一步說明用法。
| 1. 寄件人 2. 主旨 3. 接收日期和時間 4. 回覆 5. 全部回覆 6. 轉寄 7.收件人 8.附加檔案 |
1. 寄件人Sender (From)：
這部份顯示寄件人的名字和電子郵件地址，也作為「回覆(Reply)」信件的郵件地址。有些郵件是藉由系統設定發送，會顯示no-reply@XXX.com，這個就表示不要用這個地址回覆。通常商務電子郵件，所使用的郵件地址是公司專用，而非私人信箱( 如gmail、hotmail、yahoo等)。商務電子郵件地址設定的規則或方式是，有些慣用的形式，例如：
1) 員工個人：First. Last @公司域名，例如，Tony White在ABC公司任職，他在公司電子信箱帳號通常設為tony.white@abc.com。
2) 部門或相關群組：組名∕部門 + @ + 公司域名，例如，marketing.department @abc.com
按照一般通則設定的信箱帳戶有許多好處，首先，可以用名字很快找到聯絡對象的信箱，其次，許多大公司的員工遍布世界各地，藉此也可以確認聯絡對象的身分，是否為該公司人員。
2) 部門或相關群組：組名∕部門 + @ + 公司域名，例如，marketing.department @abc.com
按照一般通則設定的信箱帳戶有許多好處，首先，可以用名字很快找到聯絡對象的信箱，其次，許多大公司的員工遍布世界各地，藉此也可以確認聯絡對象的身分，是否為該公司人員。
2. 主旨Subject Line：
主旨欄(標題)是簡單說明這封電子郵件是什麼，也就是表達這封郵件的主題和目的。主旨應保持清晰簡要，讓收件人對郵件中的內容有一個初步的認知理解，提供收信人第一印象的訊息。撰寫主旨的基本原則，就是要能引起收件人注意，並想要進一步打開這封信件。對於那些訊息量很大的收件人而言，主旨也可能作為是否繼續閱讀或回覆的參考。
多數電子郵件系統中，主旨部分與寄件人會一起顯示，有的時候，垃圾郵件的過濾系統也會依照主旨欄，進行掃描分類是否為一般郵件或垃圾郵件。
記得，千萬別認為只是在發出信件前，隨便下個標題了事。事實上，這個標題具有像生命般的影響力，它將決定這封信的未來。畢竟，我們寫電子郵件的目的，就是希望與對方進行溝通獲得回應，主旨欄的敘述內容是非常重要的。
延伸閱讀：如何撰寫電子郵件主旨欄
Subject Line
圖片來源：pixabay
3. 接收日期和時間Date and Time received(On)：
指收到電子郵件的日期和時間。
4. 回覆Reply：
當按下回覆時，只會將回覆發送給向你發送郵件的人。因此，收到郵件或副本抄送的任何人都不會收到你的回覆。此外，無論發件人的電子郵件地址為何，它都會轉到此電子郵件地址。某些郵件系統因設定問題或經由不同裝置發送(如手機發送)，當你直接按下回覆時，有時電子郵件地址會成為亂碼，這時收件人將無法收到郵件。
5. 全部回覆Reply all：
按下全部回覆按鍵，則是包含副本抄送在內的所有人，都會收到你的回覆郵件。
6. 轉寄Forward：
轉寄通常是用在，將原始信件發給來信及副本以外的人或群組，此時，包括過去的電子郵件及附件，這意味著收到轉發郵件的人∕群組，可以看到有關原始發送的所有詳細訊息。所以，轉發郵件必需謹慎考量，是否將不應公開的資訊，分享給其他人。你可以在轉發郵件之前刪除任何附件或編輯原始回覆郵件。7. 收件人Recipient：
電子郵件的發送儘管便利，然而對於收件人仍應謹慎考慮，尤其商務郵件，有些內容可能涉及公司∕客戶的機敏性或與智財權相關，就僅能限制發送給必要的人。收件人可分為，正本(To)、副本(CC，Carbon Copy)，以及密件副本(BCC，Blind Carbon Copy)三部分。
圖片來源：pixabay
8. 附加檔案(Attachment)：
這是郵件本文以外的文檔(如文字、圖像、音頻、視頻或其它格式文件)，與你的郵件一起發送。例如，如果你正在申請一份工作，電子郵件是封求職信，那麼你的履歷(CV or Resume)就可以作為附件發送。同時，在電子郵件的內文中應說明，附件包含什麼內容或資訊，尤其是同時附加好幾份附件時，或有時收件人不預期有附件的情況下。附加檔案的方式，是撰寫電子郵件時，使用單擊撰寫窗口底部的迴紋針圖案(Attach files)，再依路徑選擇要附加的檔案。請注意，經常發生的狀況是，郵件發送時沒有將附件上傳附上，還有更糟的情況是，附加錯誤的檔案。
Attach 附加檔案例句用法：
1. Agency Agreement signed by our CEO is attached and finalized.
附上我們的執行長簽署的代理協議並完成最終程序。
2. Attached is an overview of our Company.
隨函附上公司簡介。
3. For your consideration, please find the attached International Sales Representative Agreement.
請參閱隨附的國際銷售代表協議，供你參考。
4. I attached the updated quotation and supporting specification document.
我附上了更新的報價和規格文件。
現在也常有人使用enclose這個字，enclose和attach兩個字意思相同，若要吹毛求疵區分，enclose表示實體信件中所附帶項目，在email中，通常用attach。
enclose例句用法：
5. We have also enclosed a publication that gives a more detailed view of the tests conducted in Korea.
我們還附上了一份出版物，其中更詳細地介紹了在韓國進行的測試。
6. Enclosed you will find a flyer concerning pilot training.
隨函附上有關飛行員培訓的傳單。
5. We have also enclosed a publication that gives a more detailed view of the tests conducted in Korea.
我們還附上了一份出版物，其中更詳細地介紹了在韓國進行的測試。
6. Enclosed you will find a flyer concerning pilot training.
隨函附上有關飛行員培訓的傳單。
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