電子郵件的基本格式架構 Structure of an email

一天你想寫封email 給國外朋友，琢磨老半天，就是不知如何開始，它有沒有固定格式、架構或內容？有沒有一種簡單方便又快速的方法可以套用？
由於，電子郵件不如發訊息(text)般簡單隨興，為保持彼此相互尊重，以及合適的禮節，它的確逐步形成其基本架構和書寫方式，後續相關文章介紹，讓你直接上手，寫出一封專業又符合禮節的email。
本文先從整體結構說起，分成標頭(header)和本文(body)；另外，介紹一個常見的名詞「預標題」Preheader，它是指在手機或電腦郵件系統上，提供收件人最初步的顯示訊息。

1. 標頭 2. 本文 3. 預標題

1. 標頭(Header)，為標記郵件的基本訊息，內容包含：

1) 寄件人(Sender)
2) 主旨(Subject)
3) 接收日期和時間(Date and time received)
4) 回覆(Reply)
5) 全部回覆(Reply all)
6) 轉寄(Forward)
7) 收件人(Recipient)：正本(To)、副本(Carbon copy)、密件副本(Blind carbon copy)
8) 附加檔案(Attachment)

延伸閱讀：進一步瞭解電子郵件「標頭Header」為何

2. 本文(Body)

1) 敬謂語∕敬稱及問候(Salutation or Greeting)
2) 正文(Body of text)
3) 結尾應酬語(Closing)
4) 結尾敬詞(Complimentary close)
5) 署名∕簽名(Signature)

延伸閱讀：電子郵件本文(body)的結構格式與撰寫 

3. 預標題(Preheader)：

這是指當你預覽電子郵件時(手機或電腦都會顯示)，主旨後面出現的文字。設想一下，當對方每天收到幾十封郵件，他如何好整以暇的一封一封閱讀，通常就是瀏覽電子郵件的「預標題」，其中寄件人(Sender)、主旨(Subject)和預標題(Preheader)這三個項目是最先看到部分，這些資訊可能決定了收件人是否打開信件的意願。所以，當你在寫主旨和文件開頭時，應同時設想如何讓對方看到的預標題是有足夠的吸引力。