如何撰寫電子郵件主旨欄 Subject Line

寫論文的人都曾歷經命題的反覆修改，到底是先決定題目來寫內容，還是寫完論文再來改題目。電子郵件的主旨(標題)，就像是論文的命題，要如何吸引收件人注意，又能切中這封郵件的目的。
對於那些訊息量很大的收件人而言，主旨也可能是作為是否繼續閱讀的參考，有的時候，垃圾郵件的過濾系統也會依主旨欄，進行掃描分類。所以，主旨具有生命般的影響力，它將決定這封信的未來。畢竟，我們郵件的目的，就是希望與對方進行溝通獲得回應。以下是如何寫英文電子郵件主旨的技巧：

1. 先寫主旨欄位 2. 要言簡意賅 3. 省略主詞的敘述 4. 吸睛的主旨 5. 提醒式用語加在主旨 6. 回頭再看一眼主旨

 

1. 先寫主旨欄位：

你是否曾經遇到一個沒留意，主旨沒有寫，就把信發出去了。即使現在有些郵件系統，在你發出去前會跳出提醒訊息「Do you want to send this message without a subject?」 主旨欄空白，確定要發出嗎? ，也還是有人都還沒有仔細看訊息，就直接把它按下發出去。

主旨欄空白的信件，除非是你熟識的朋友，其他收件人通常不會閱讀這封信件。此外，未來要分類或搜尋郵件時，這封信會不容易被找到。

2. 要言簡意賅：

在電腦上一封郵件的預標題，大約顯示 不超過70個字元，而手機只有 25 到 30 個字元，所以通常使用大約6-8個字說明主旨，讓收件人一目了然。

如果真的主旨欄位寫的必較長，也要注意，重點先寫前面。現在多數人在手機上閱讀電子郵件，不同手機或郵件系統可以顯示的字元數不同，因此將最重要的訊息放在開頭很重要。否則，引人注目的細節可能會被切斷。

3. 省略主詞的敘述：

寫電子郵件就像你再和對方說話，所以主旨欄中的主詞有時可以省略，可以增強關鍵字的吸睛度。比如說：
I am requesting a quote 我請求報價。這句話中 I am可以省略，就寫為：

Requesting a quote或Quotation request

It's a greeting from London, UK這是來自英國倫敦的問候，It's 可以省略，就寫為：
Greeting from London, UK 

請注意：這種不明確的主旨，通常是用在你認識的人或公司機構寄來的信，如果是第一次寄給對方，這樣的主旨容易會被視為廣告或垃圾郵件。

主旨中通常不使用標點符號，有時會以破折號(－)當作副標題或說明，結尾不需使用句點。
比如：
Milestone Payment – Program Management Review付款節點 －專案管理審查會議

Offer Letter – Mathew Brady 錄取通知—馬修 布雷迪

4. 吸睛的主旨：

你是否曾經在手機上因好奇去點閱某個廣告？或是一個莫名其妙的標題，驅使你想一探究竟。當你在發送那些類似陌生拜訪性質的推銷郵件，就可以利用這樣的手法，主旨欄不是單純的問候，或產品資訊，可以強調一些吸睛誘人的好康，比如：限時優惠、買一送一或加入會員獨享
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5. 提醒式用語加在主旨：

這麼多年與不同外商公司的書信往返，漸漸發現，公司的組織文化是會影響到每位員工，這是直接反映在信件往返的過程。某公司員工，收到信件後，無論是否馬上回答問題或有合作意願，他都會立刻回應，遇到比較耗時複雜的信件，也會禮貌性回應，已經收到信件，正在處理中。

相對的，我和另一家公司幾位員工，分別有著不同專案的信件往返。就如你我所料，這家公司我所遇到的每個員工，都是慢吞吞，一件事情要催幾次才會又下文。於是有些急的信件，我在標題就會註記：
Urgent reminder緊急提醒

Just a reminder- the deadline is close提醒一下 - 截止日期快到了

6. 回頭再看一眼主旨：

前面提到，一開始先寫主旨欄，以避免遺漏。不過，當你完成你的郵件時，請在檢查一下內容與主旨欄是否相符，尤其我們有時會用複製貼上的方式書寫郵件，偶爾忙中有錯，千萬別要寫給A的信件，貼成要回給B的內容，變成了張冠李戴。

延伸閱讀： 電子郵件各式問候語Salutation or Greeting