電子郵件本文（Body）的結構格式與撰寫(上)

數年前，準備去英國公出，先去拜訪我一個朋友，留英的博士，向他請教英國生活上的一些鎖事，其中講到我女兒申請當地就學遇到的問題；他說，來，我們先寫封信給學校校長。我突然愣了一下，不太好意思說我根本不知道怎麼寫，他也沒等我回應，就一邊唸，一邊打著信。我當時心裡面就只有「崇拜」兩字可以形容。
工作的關係，經過這些年的學習和磨練，現在我也可以像朋友當時一般「援筆立就」，我把這些年的筆記和電郵整理了一下。如果，你和我當時一樣不知從何下手，不妨參考看看英文電子郵件本文的結構與撰寫(上、下)兩篇。

上： 1. 敬謂語∕敬稱及問候(Salutation and Greeting) 2. 主文(Body of text) 下： 3. 結尾應酬語(Closing) 4. 結尾敬詞(Complimentary close/ sign-offs) 5. 署名∕或簽名(Signature)

1. 敬稱或問候（salutation or Greeting）：

用於信件開始，就像是與收件人展開對話的禮貌問候語，這裡的格式應該是「適當的問候語+名字+逗號「。如：
已知收件人，Dear Mr. ∕Ms. White, (尊敬的懷特先生∕小姐)

不確定收信人， Dear Sir∕ Madam,(尊敬的先生∕女士)，或更通用的寫法‘To whom it may concern,’(敬啟者)。

有關對方的名字的書寫，通常英美國家名字為Last name+ Middle name + First name(名+中間名+姓), 如美國總統川普的全名Donald John Trump，有時中間名會省略，或以單字母大寫+句點(period∕ full stop)代替，如Donald Trump 或Donald J. Trump。請注意，如果姓氏(Surname)寫在前面，會在姓名後面加逗號，如「Trump, Donald「表示Trump是他的姓氏。

有些國家名字則有另外不同規則，如西班牙語姓名，胡安·巴勃羅·費爾南德斯·德卡爾德隆·加西亞-伊格萊西亞斯(Juan Pablo Fernández de Calderón García-Iglesias)包括一個復名胡安·巴勃羅，一個父姓費爾南德斯·德卡爾德隆，和一個母姓加西亞·伊格萊西亞斯。

延伸閱讀：書信各式問候語Salutation  or Greeting

2. 主文（Body of text）：

包含以下幾個部份： 

1.) 開場白(Opening line) ： 2.) 詳細說明(Detail information) 3.) 變更主題說明(Change another topic) 4.) 建議行動(Call to action)

 

圖片來源：pixabay

1.) 開場白（Opening line） ：

在問候語之後，緊接的第一行的開場白，表現出這封信件的調性，也在吸引收件人的注意。 在選擇開場白時，有幾個重要事項需要考慮的，比如誰是收件人、你和他(她)們之間的關係，以及你這封信件的預期目的或希望的回應。 有的時候，郵件的開場白和結尾應酬語是相呼應的，也就是說，在寫開場白的時候，同時也考慮到電子郵件的結語。

開場白大致分成幾類：在一開始的問候之後，通常是說明寫這封信的原因，以及介紹你自己。

Ø 如果你們是第一次聯繫，可以說：
I am writing with regard to… (我寫這封信是關於…)
I am writing in connection with… (我寫這封信是關於…)

Ø 如果是要提供訊息，可以說：
This is to inform you that …(寫信是為了通知您…)
I am delighted to tell you…(我很高興告訴您→如果是傳達好消息)
I regret to inform you that…(我很遺憾地通知您→如果是傳達壞消息)

Ø 回覆收到的電子郵件，可以說：
I am writing in response to…(我寫這封信是為了回應…)
I am writing in reply to…(我寫這封信是為了回覆…)
I am writing to thank you for…(我寫信是為了感謝您…)

延伸閱讀：各類型的書信開場白Opening

2.) 詳細說明（Detail information）：

接下來正文的部分，則依不同性質需求敘述，比較複雜的信件，通常分幾個段落說明。要注意的是，具有邏輯性且簡潔清晰地表明寫信的原因，並且與電子郵件的主旨一致，要避免與主旨不相干的敘述，避免收件人失去焦點或耐心。

3.) 變更主題說明（Change another topic）：

通常一封信件，是針對主旨來說明某一件事情。但是，有的時候，必須提到另外一件事情時，可以說：

Ø There is one more thing I ‘d like to discuss with you.
還有一件事我想和你討論。

Ø I’d also like to ask you about 我也想問你有關…

Ø By the way, 順便一提，

Ø Besides, 此外，

4.) 建議行動（Call to action）：

當信完成上面說明部份，準備要結束信件前，可以再把你寫這封信預期的目的，做一個加強表述，例如：
Ø 當緊急需要處理的信件，可以說：

1) Please … by tomorrow at the latest. 拜託…最遲明天
Please arrange a meeting of all department heads by tomorrow at the latest.
請最遲在明天之前安排一次所有部門負責人的會議。

2) As a matter of urgency, you need to…由於事態緊急，你必需…
As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected by this data breach. 由於事態緊急，你必需聯繫所有可能受到此資料洩漏影響的客戶。

Ø 如果你的要求没有那麼緊急，你可以說：
1) Could you please…? 可否請您…？
Could you please talk to Matt in the HR department and clarify our options on this?
可否請您與人力資源部門的馬特談談並澄清我們對此的選擇？

2) I would like you to…我希望您…
I would like you to design a poster to inform staff about the new policies.
我希望你設計一張海報，讓員工了解新政策。

請注意，當你要求對方做某事，應注意你和對方的關係來使用你的詞彙，比如 you need to… 或 I would like you to…是比較直接的要求，如果你是上司發給部屬，是沒有問題。

Ø 對於你的上司、合作夥伴或不確定關係的對象，應該婉轉一些，可以使用：

1) suggest that我建議
I suggest that you contact all clients who may have been affected by the data breach.
我建議您聯繫所有可能受到此資料洩漏影響的客戶。

2) Can I ask you我可以請您…
Can I ask you to design a poster to inform staff about the new policies?
我可以請您設計一張海報，讓員工了解新政策嗎？

參考資料：怎樣寫英文郵件 — 商務英文寫作

延伸閱讀：電子郵件本文(body)的結構格式與撰寫(下)