電子郵件本文（Body）的結構格式與撰寫(下)
在前一篇電子郵件本文(body)的結構格式與撰寫(上)，我們討論了敬謂語∕敬稱及問候(Salutation and Greeting)以及主文(Body of text)的撰寫。
接著，這裡討論如何將這封信件做一個完美的結束，包含了結尾應酬語(表達期望或提醒)、結尾敬詞(如順頌時祺)，以及署名(或簽名)，至此，也就完成一封電子郵件了。
1.) I look forward to hearing from you soon.
期待盡快收到您的消息。請記得look forward to +Ving
2.) Thank you in advance.
提前感謝您
3.) For further information, please do not hesitate to contact me.
如欲了解更多資訊，可隨時與我聯繫
4.) Thanks for your attention.
感謝您的注意(聆聽)。
註：通常演講時，結語也會用這句，表示感謝聆聽
5.) Please let me know if you have any questions.
如有任何問題，請告訴我
6.) If there are any questions, please let me know.
如有任何問題，請告訴我
7.) Should you have any questions, please let me know.
有任何問題，請告訴我
8.) Please feel free to contact me if you need any further information.
如果您需要任何進一步的資訊，請隨時與我聯繫
9.) I would appreciate your immediate attention to the matter.
感謝您立即對此事的關切。
10.) I would appreciate if you could sort it out as soon as possible.
如果您能盡快解決問題，我將不勝感激。
11.) We apologize for the inconvenience.
對於不便之處深感歉意。
12.) I /We apologize for any inconvenience caused.
對於造成您的不便深感歉意。
13.)Sorry for any trouble caused.
造成的麻煩非常抱歉。
14.) Please accept our/ my sincere apologies.
請接受我們∕我誠摯的歉意。
15.) I /We are very sorry …
我/我們非常抱歉…
何時使用「我們We」或「我I」：
書信中的第一人稱主詞We 和I，使用上有些意思上的差別。
當在商業活動的書信往來，通常是以公司代表的身分和對方信件往來，這時主詞多使用We ∕ Our。如果是你的私人信件，則主詞使用I ∕ My。
這就如同在中文書信中的「順頌 時祺」或「順頌 時綏」的意思。依據信件內容和對象，或有不同的使用，常用結尾敬詞如下：
1.) Best regards, /Warm regards, / Kind regards, 最好的祝福
2.) All the best, 一切美好
3.) Regards, 祝福
4.) Many thanks, 十分感謝
5.) Yours faithfully, 此致，如果信件開頭是寫 ‘Dear Sir/Madam’
6.) Yours sincerely, 此致，如果信件開頭是寫‘Dear Mr. /Ms + surname
接著，這裡討論如何將這封信件做一個完美的結束，包含了結尾應酬語(表達期望或提醒)、結尾敬詞(如順頌時祺)，以及署名(或簽名)，至此，也就完成一封電子郵件了。
| 上 1. 敬謂語∕敬稱及問候(Salutation and Greeting) 2. 主文(Body of text) 下 3. 結尾應酬語(Closing) 4. 結尾敬詞(Complimentary close/ sign-offs) 5. 署名∕或簽名(Signature) |
3. 結尾應酬語（Closing）：
寫到這部分時，表示這封信所要說明的重點已經結束，收件人最後或的的訊息，可能是提醒後續行動、延續效益、表達感謝、或說明某事件告一段落，都可在此表現出寄信人的友好、禮貌和專業，你可以說：1.) I look forward to hearing from you soon.
期待盡快收到您的消息。請記得look forward to +Ving
2.) Thank you in advance.
提前感謝您
3.) For further information, please do not hesitate to contact me.
如欲了解更多資訊，可隨時與我聯繫
4.) Thanks for your attention.
感謝您的注意(聆聽)。
註：通常演講時，結語也會用這句，表示感謝聆聽
5.) Please let me know if you have any questions.
如有任何問題，請告訴我
6.) If there are any questions, please let me know.
如有任何問題，請告訴我
7.) Should you have any questions, please let me know.
有任何問題，請告訴我
8.) Please feel free to contact me if you need any further information.
如果您需要任何進一步的資訊，請隨時與我聯繫
9.) I would appreciate your immediate attention to the matter.
感謝您立即對此事的關切。
10.) I would appreciate if you could sort it out as soon as possible.
如果您能盡快解決問題，我將不勝感激。
11.) We apologize for the inconvenience.
對於不便之處深感歉意。
12.) I /We apologize for any inconvenience caused.
對於造成您的不便深感歉意。
13.)Sorry for any trouble caused.
造成的麻煩非常抱歉。
14.) Please accept our/ my sincere apologies.
請接受我們∕我誠摯的歉意。
15.) I /We are very sorry …
我/我們非常抱歉…
何時使用「我們We」或「我I」：
書信中的第一人稱主詞We 和I，使用上有些意思上的差別。
當在商業活動的書信往來，通常是以公司代表的身分和對方信件往來，這時主詞多使用We ∕ Our。如果是你的私人信件，則主詞使用I ∕ My。
道歉的信件，通常是以公司的立場來表達歉意，多用We；當然，這還是要看內容和性質而定。
4. 結尾敬詞（Complimentary close∕ sign-off）
結尾敬詞的位置在信件本文(或結尾)最後一行文字後空兩行(或至少一行)，開頭第一個字母要大寫，後面結束接著一個逗號，往下空一格後為署名(如果使用紙本，則要空四行作為簽名使用)。這就如同在中文書信中的「順頌 時祺」或「順頌 時綏」的意思。依據信件內容和對象，或有不同的使用，常用結尾敬詞如下：
1.) Best regards, /Warm regards, / Kind regards, 最好的祝福
2.) All the best, 一切美好
3.) Regards, 祝福
4.) Many thanks, 十分感謝
5.) Yours faithfully, 此致，如果信件開頭是寫 ‘Dear Sir/Madam’
6.) Yours sincerely, 此致，如果信件開頭是寫‘Dear Mr. /Ms + surname
5. 署名（或簽名）Signature ：
一個的正式商務電子郵件的署名，同時也再次提醒收件人你是誰，它應該包括你的全名、聯繫資訊和頭銜。通常許多人會以公司職務建立簽名檔(如下圖)，這樣顯得更正式專業，更有說服力。
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