如何撰寫電子郵件自動回覆內容Autoresponder email message

以前收到自動回覆的信件，覺得很好奇，現在行動通信不是很便利嗎，為何出差或休假不能收信。後來到了外商公司工作才瞭解，外國人對於公私領域區分很清楚，休假期間，除非緊急狀況，否則是不會處理公務的。另外一個情形是因為資訊安全因素，很多公司的郵件伺服器只允許在公司內收發郵件，離開辦公場所，有的是只能收信無法回信，或是設定某些限制登入郵件系統。 

所以，如果電子郵件已經成為你日常工作的一部分，當你準備休假、出差或不方便收信時，先寫好自動回覆的郵件，讓你朋友知道你不方便馬上回覆，也可以讓自己輕鬆一下。 

1. 休假 2. 出差 3. 不方便收信

 

圖片來源：pixabay

1.休假：

1.)Thanks for your email. I will be on PTO on 31 March but will be checking email and available for urgent matters via my cell phone (0909-123-456). Thank you.
感謝來信。我 3 月 31 日休假，但仍然會檢查電子郵件，如有緊急的事情可以藉由我的手機 (0909-123-456)聯繫，謝謝您。
PTO 是paid time off的縮寫，直譯是指〝放有薪假〞的意思。

2.) I am away from the office on PTO through January 22. I will be monitoring messages during that time. Should you need time sensitive contact please call via phone or text @ 0909-123-456
直到 1 月 22 日前，我放假不在辦公室。這段期間我會留意訊息， 如果您有緊急事項聯繫，請打電話或短信聯繫@ 0909-123-456

time sensitive是指有時效性或緊急的意思，如iPhone就有提供“Time Sensitive” Notifications的服務，就是高優先等級的訊息通知。

@=at，常做為介係詞使用代替at，如@電話、@ email address、@地址等 。

3.) Sorry I have missed you; I am currently on leave for the Summer Break until Monday the 1st of February 2021.
Please refer Sales enquires to Michael @gmail.com and Project enquires to Adam @gmail.com during this period.
Alternatively, if you matter is urgent, please SMS me and I will return your call as soon as possible.
Have a Merry Christmas and a Happy New Year, I look forward to working with you in 2021.
很抱歉，錯過您的來信；我目前正在休暑假，直到 2021 年 2 月 1 日星期一。
在此期間，請向 Michael @gmail.com 諮詢銷售諮詢，或向 Adam @gmail.com 諮詢專案諮詢。

或者，如果您的事情很緊急，請給我發短信，我會盡快回電。

祝您聖誕快樂，新年快樂，2021年期待與您合作。

SMS 是Short Message Service的縮寫，表示「簡訊」的意思，也可說texting.

4.) I will be on vacation from 24-26 Mar 2022, with limed access to emails. If you need to reach me urgently, please feel free to call or text me via What’s App or LINE on my Taiwan cell phone throughout.
我將在 2022 年 3 月 24 日至 26 日期間休假，因受限使用電子郵件。 如果您需要緊急聯繫我，請利用我台灣手機的What's App或LINE打給我或發訊息。

2. 出差：

1.) I continue to be out of office, expect to return on Thursday, April 21, 2021. I will respond to your email once I return as availability allows.
我持續出差中(不在辦公室)，預計將於 2021 年 4 月 21 日星期四返回。一旦返回後，我將在有空時回覆您的電子郵件。

2.) I will be out of the office starting on 19 August and not returning to the office until 25 August. I will not have email or my business phone. Please leave me an email or voice mail and I will respond as quickly as possible. If it is an emergency, you can try my personal cell at 123-456-7890.
我從 8 月 19 日開始不在辦公室，直到 8 月 25 日才返回。我無法使用電子郵件或我的商務(辦公室)電話。請留下電子郵件或語音郵件，我會盡快回覆。如果是緊急情況，您可以撥打我的個人手機 123-456-7890。

3.) I am out of the office on business travel from 9 to 21 Nov. If you need to reach me, please call my mobile at +1 856 123 4567. I will be 14 hours ahead of EST. (也可寫成I will be EST+14 hours.)
我於11 月 9 日至 21 日出差，不在辦公室。如果您需要聯繫我，請撥打我的手機 +1 856 123 4567。我將比美國東部標準時間提前 14 小時。
進行商務工作要對世界各地時區差異和換算有些概念，時區以倫敦格林威治天文臺為基準位置，全球共分24個時區，當地是Greenwich Mean Time(GMT)格林威治標準時間，東加(+)西減(-)，在天文台以東的時區是(GMT+**，如台灣是GMT+8)，往西的邊的時區是(GMT-**，如洛杉磯是GMT-8)。簡單的作法，直接輸入地點時間搜尋，比如輸入”紐約時間”或用時區轉換器查詢。
因為位於世界不同位置，上班時間也不同。這裡是提醒要聯繫他的人他所在位置的時間，比如台灣時間比美國東部標準時間提前 12小時。這裡說”提前 14 小時”，也就是她人位於日本時區(Japan Standard Time)。
相對ahead的說法則為behind(落後)，如I will be 4 hours behind of EST.大致指的是美國西岸洛杉磯位置。

3.不方便收信：

1.) I am currently working in the evening, EST time, to conduct Design & Program Reviews remotely from 5/25 - 5/28. I will be attending to email during the non-business hour(s).
Should this matter require immediate attention, please feel free to contact me on my cell.
我目前是美國東部時間的晚上工作，從 5/25 到 5/28 遠端進行設計和專案審查。我將在非工作時間留意電子郵件。
如果此事需要立即關注，請隨時通過我的手機與我聯繫。

EST是指Eastern Standard Time美國東岸標準時間，也是美國東岸冬令時間，他和台灣差13小時。然而要注意的是，EDT是指Eastern Daylight Time則是美國東岸夏令時間，因為部分國家實施日光節約時間(Daylight saving time)，夏季會把時間往前撥快一小時，所以冬季和夏季時間會不同，夏季時間(EDT)和台灣差12小時。

2.) I am currently OOO attending a customer PMR 11/16 - 11/17. I will be attending to emails when I become available.
我11/16 - 11/17期間參加客戶的專案管理會議(PMR)，目前不在辦公室。當我有空時，我會處理電子郵件。
OOO有點像中文的圈圈叉叉表情符號，其實是out of office不在辦公室的意思。PMR在這裡是指Program Management Review專案管理審查會議。

3.) I am currently working evenings for customer Program Reviews from Tues 8/11- Wed 8/12. I will be attending to email whenever possible.
目前，我8 月 11 日星期二至 8 月 12 日星期三，晚上進行客戶的專案審查會議。我會盡可能留意電子郵件。
由於時差的關係，有時召開線上會議，是台灣白天的上班時間，剛好是美國的晚上時間，這裡意思是，晚上熬夜開會，白天需要補眠。

延伸閱讀：電子郵件應注意的禮節  Email Etiquette