英文郵件的撰寫—楔子

 當我還是個外商公司的小白，常需要與外國窗口溝通，商用書信成為每天的例行。剛開始寫英文書信時，和許多人一樣我都先用Google 翻譯，然後按自己認為的文法去修改，改完還是不放心，還要請其他人幫我看過，才敢發出去。久而久之，同事覺得有些負擔卻又不好意思拒絕，就對我說：「其實你不要太在意文法或用字，老外自然會看得懂你的信」，我倒也聽得出他的弦外之音，也就不好意思再勞煩他。之後，寫完信，心一狠，閉著眼就寄出去，至於老外到底能不能夠完全理解，我只能說「希望」，其實自己也沒把握。

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以前課堂上有位來自中南美國家的學生，西班牙是他的母語，班上沒有人會說西班牙語，只能用英文溝通。他平日很努力的學中文，某次上課他自願用中文做報告，講了一會，同學們面面相覷，滿臉黑人問號？還好旁邊同學用英文和他溝通後，再分段和大家解說才完成。下課後，他有些不解地問：「老師為何我上課講英文要同學幫忙翻譯，連我講中文也還要翻譯？」

事實上，語言蘊藏文化和思考邏輯，雖然目前翻譯軟體已經改善很多也很便利，不過畢竟還是以直譯的方式進行，所以要翻出道地的另一種語言或別人看得懂的語言，必須以他們的思維和邏輯來敘述，再進行翻譯，這樣就會必較貼近外國人的用語和方式。反之亦然，你將老外的書信或文章，放到翻譯軟體，也未必容易理解。

剛開始寫英文郵件，連基本格式都搞不清楚，更分不出什麼是禮貌性的寫法和冒失的對話，經過這些年的書信經驗累績，發現在英文商業書信中，有許多常見的慣用語，就像數學公式一樣反覆出現；有時，Ａ先生寫給我的話，我把它用在Ｂ小姐的信件中回覆；要不就是網路Google搜尋一下別人怎麼用。就這麼邊寫邊整理，幾年過去，英文信件越寫越快，也越來越有自信。慢慢累積這些商業書信用語，最終使用的懶人寫信法就是，把這些常用詞句直接「複製貼上」，「Voilà」，這樣就完成一封看起來還不錯的英文書信了。 

商用書信內容講求簡明清晰，讓收件人很快地清楚理解這封信的目的；同時我們希望收件人在閱讀完信件後的感覺是中性(natural sound)、正面(positive)、禮貌(polite)和專業(professional)。網路上許多介紹如何撰寫商業書信的文章和影片，經歸納其格式、通則和習慣用語，其實寫英文信也是可以很容易上手的。 

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