電子郵件「標頭Header」及附加檔案英文用法
前一篇文章中, 介紹 電子郵件的基本格式架構 , 包含標頭顯示、本文結 構，以及提供收件人最初訊息 顯示的預標題；本篇是對「 標頭Header 」內容，以及英文附加檔案，進一步說明 用法。 1. 寄件人 2. 主旨 3. 接收日期和時間 4. 回覆 5. 全部回覆 6. 轉寄 7. 收件人 8. 附加檔案 1. 寄件人 Sender (From) ： 這部份顯示寄件人的名字和電子郵件地址，也作為「回覆(Reply)」信件的郵件地址。有些郵件是藉由系統設定發送，會顯示no-reply@XXX.com，這個就表示不要用這個地址回覆。 通常商務電子郵件，所使用的郵件地址是公司專用，而非私人信箱( 如gmail、hotmail、yahoo等)。商務電子郵件地址設定的規則或方式是，有些慣用的形式，例如： 1) 員工個人：First. Last @公司域名，例如，Tony White在ABC公司任職，他在公司電子信箱帳號通常設為tony.white@abc.com。 2) 部門或相關群組：組名∕部門 + @ + 公司域名，例如，marketing.department @abc.com 按照一般通則設定的信箱帳戶有許多好處，首先，可以用名字很快找到聯絡對象的信箱，其次，許多大公司的員工遍布世界各地，藉此也可以確認聯絡對象的身分，是否為該公司人員。 2. 主旨Subject Line： 主旨欄(標題)是簡單說明這封電子郵件是什麼，也就是表達這封郵件的主題和目的。主旨應保持清晰簡要，讓收件人對郵件中的內容有一個初步的認知理解，提供收信人第一印象的訊息。撰寫主旨的基本原則，就是要能引起收件人注意，並想要進一步打開這封信件。對於那些訊息量很大的收件人而言，主旨也可能作為是否繼續閱讀或回覆的參考。 多數電子郵件系統中，主旨部分與寄件人會一起顯示，有的時候，垃圾郵件的過濾系統也會依照主旨欄，進行掃描分類是否為一般郵件或垃圾郵件。 記得，千萬別認為只是在發出信件前，隨便下個標題了事。事實上，這個標題具有像生命般的影響力，它將決定這封信的未來。畢竟，我們寫電子郵件的目的，就是希望與對方進行溝通獲得回應，主旨欄的敘述內容是非常重要的。 延伸閱讀： 如何撰寫電子郵件主旨欄 Subject Line 圖片來源： pixabay