安東尼說新語—進退得宜的英文溝通術

與國外朋友或客戶的第一次的接觸，可能是面對面，電話或視訊等不同形式，也有可能是電子郵件。彼此面對面的時候，Nice to meet you (幸會) 是再自然不過的親切問候。 如果出現在其他場合，非直接面對面的時候，比如視訊面試、會議或是電話的陌生拜訪，為了表達禮貌與親切，你該怎麼說？此外，當你在寫電子郵件時，寫 Nice to meet you這句話會不會怪怪的，有沒有別的說法？

撰寫電子郵件，除了傳遞訊息或表達意見，同時也隱含著發信者的特質與情緒，比如專業度、邏輯性、表達能力，還有最重要的禮貌與尊重，這些都會從郵信字裡行間感受。注意郵件的禮節，有助於進行有效的溝通，同時給予潛在雇主、業務聯繫人和客戶留下積極深刻的印象。以下是撰寫郵件時應注意的事項：

一天你想寫封email 給國外朋友，琢磨老半天，就是不知如何開始，它有沒有固定格式、架構或內容？有沒有一種簡單方便又快速的方法可以套用？ 由於，電子郵件不如發訊息(text)般簡單隨興，為保持彼此相互尊重，以及合適的禮節，它的確逐步形成其基本架構和書寫方式，後續相關文章介紹，讓你直接上手，寫出一封專業又符合禮節的email。 本文先從整體結構說起，分成標頭(header)和本文(body)；另外，介紹一個常見的名詞「預標題」Preheader，它是指在手機或電腦郵件系統上，提供收件人最初步的顯示訊息。

  當我還是個外商公司的小白，常需要與外國窗口溝通，商用書信成為每天的例行。剛開始寫英文書信時，和許多人一樣我都先用 Google 翻譯，然後按自己認為的文法去修改，改完還是不放心，還要請其他人幫我看過，才敢發出去。久而久之，同事覺得有些負擔卻又不好意思拒絕，就對我說：「其實你不要太在意文法或用字，老外自然會看得懂你的信」，我倒也聽得出他的弦外之音，也就不好意思再勞煩他。之後，寫完信，心一狠，閉著眼就寄出去，至於老外到底能不能夠完全理解，我只能說「希望」，其實自己也沒把握。 圖片來源： pixabay 以前課堂上有位來自中南美國家的學生，西班牙是他的母語，班上沒有人會說西班牙語，只能用英文溝通。他平日很努力的學中文，某次上課他自願用中文做報告，講了一會，同學們面面相覷，滿臉黑人問號？還好旁邊同學用英文和他溝通後，再分段和大家解說才完成。下課後，他有些不解地問：「老師為何我上課講英文要同學幫忙翻譯，連我講中文也還要翻譯？」 事實上，語言蘊藏文化和思考邏輯，雖然目前翻譯軟體已經改善很多也很便利，不過畢竟還是以直譯的方式進行，所以要翻出道地的另一種語言或別人看得懂的語言，必須以他們的思維和邏輯來敘述，再進行翻譯，這樣就會必較貼近外國人的用語和方式。反之亦然，你將老外的書信或文章，放到翻譯軟體，也未必容易理解。 剛開始寫英文郵件，連基本格式都搞不清楚，更分不出什麼是禮貌性的寫法和冒失的對話，經過這些年的書信經驗累績，發現在英文商業書信中，有許多常見的慣用語，就像數學公式一樣反覆出現；有時，Ａ先生寫給我的話，我把它用在Ｂ小姐的信件中回覆；要不就是網路 Google 搜尋一下別人怎麼用。就這麼邊寫邊整理，幾年過去，英文信件越寫越快，也越來越有自信。慢慢累積這些商業書信用語，最終使用的懶人寫信法就是，把這些常用詞句直接「複製貼上」，「 Voilà 」，這樣就完成一封看起來還不錯的英文書信了。   商用書信內容講求簡明清晰，讓收件人很快地清楚理解這封信的目的；同時我們希望收件人在閱讀完信件後的感覺是中性 (natural sound) 、正面 (positive) 、禮貌 (polite) 和專業 (professional) 。網路上許多介紹如何撰寫商業書信的文章和影片，經歸納其格式、通則和習慣用語，其實寫英文信也是可以很容易上手的。   延伸閱讀： 電子郵件的 基本 格式架構