安東尼說新語—進退得宜的英文溝通術

在 問候語 (Dear, Hello, Hi,) 之後，緊接的第一行的開場白，展現這封信件的語氣(tone)，也是吸引收件人注意的關鍵。  選擇開場白時，有幾個重要事項需要考慮，比如誰是收件人、你和他(她)們之間的關係，以及你這封信件的預期目的或希望的回饋。有的時候，郵件的開場白和結尾應酬語是相呼應的，也就是說，在寫開場白的時候，同時也考慮到電子郵件的結語，以下是不同情境的開場。

人與人見面的打招呼，是再平常不過的互動開展，使用電子郵件也是一樣，問候語用於信件初始，就如同和對方在說話，這是與收件人開始對話的禮貌性問候，這裡的格式應該是「適當的問候語+名字+逗號」。以下是幾種類型和情境的問候語： 1. 最普遍的一般性用法 2. 各種情境問候語 3. 郵件提到多人或是寫給群體   1. 最普遍的一般性用法： 1.) 已知收件人： Dear Mr./Ms. White, (尊敬的懷特先生/小姐)。 請注意，商用書信中通常不會使用Mrs. 的稱呼，比如我們不使用夫姓Mrs. White(懷特太太)的稱呼，而是她原來姓氏稱呼，如Ms. Williams(尊敬的威廉斯小姐)。 2.) 未知收信人： Dear Sir/Madam,(尊敬的先生/女士)，或更通用的寫法 To whom it may concern,(敬啟者)。 有關對方的名字的書寫，通常英美國家名字為Last name+ Middle name + First name(名+中間名+姓), 如美國總統川普的全名Donald John Trump，有時中間名會省略，或以單字母大寫+句點(period/ full stop)代替，如Donald Trump 或Donald J. Trump。請注意，如果姓氏(Surname)寫在前面，會在姓名後面加逗號，如「Trump, Donald」表示Trump是他的姓氏。 有些國家名字則有另外不同規則， 如西班牙語姓名 ，胡安·巴勃羅·費爾南德斯·德卡爾德隆·加西亞-伊格萊西亞斯(Juan Pablo Fernández de Calderón García-Iglesias)包括一個復名胡安·巴勃羅，一個父姓費爾南德斯·德卡爾德隆，和一個母姓加西亞·伊格萊西亞斯。 2. 各種情境問候語greeting如下： 1.) Dear Mr. White, Dear Michael, 尊敬的懷特先生，尊敬的麥可： Dear在問候語中，是必較正式的問候，適合用於正式電子郵件和用於聯繫具權威地位的人士，如果你和對方已經很熟悉，用Dear反而覺得拘謹。 2.) Hello Michael,哈囉麥可： Hello比起Dear沒有顯得這麼正式和拘謹，比起Hi

寫論文的人都曾歷經命題的反覆修改，到底是先決定題目來寫內容，還是寫完論文再來改題目。電子郵件的主旨(標題)，就像是論文的命題，要如何吸引收件人注意，又能切中這封郵件的目的。 對於那些訊息量很大的收件人而言，主旨也可能是作為是否繼續閱讀的參考，有的時候，垃圾郵件的過濾系統也會依主旨欄，進行掃描分類。所以，主旨具有生命般的影響力，它將決定這封信的未來。畢竟，我們郵件的目的，就是希望與對方進行溝通獲得回應。以下是如何寫英文電子郵件主旨的技巧： 1. 先寫主旨欄位 2. 要言簡意賅 3. 省略主詞的敘述 4. 吸睛的主旨 5. 提醒式用語加在主旨 6. 回頭再看一眼主旨   1. 先寫主旨欄位： 你是否曾經遇到一個沒留意，主旨沒有寫，就把信發出去了。即使現在有些郵件系統，在你發出去前會跳出提醒訊息 「Do you want to send this message without a subject?」  主旨欄空白，確定要發出嗎? ，也還是有人都還沒有仔細看訊息，就直接把它按下發出去。 主旨欄空白的信件，除非是你熟識的朋友，其他收件人通常不會閱讀這封信件。此外，未來要分類或搜尋郵件時，這封信會不容易被找到。 2. 要言簡意賅： 在電腦上一封郵件的預標題，大約顯示 不超過70個字元，而手機只有 25 到 30 個字元，所以通常使用大約6-8個字說明主旨，讓收件人一目了然。 如果真的主旨欄位寫的必較長，也要注意，重點先寫前面。現在多數人在手機上閱讀電子郵件，不同手機或郵件系統可以顯示的字元數不同，因此將最重要的訊息放在開頭很重要。否則，引人注目的細節可能會被切斷。 3. 省略主詞的敘述： 寫電子郵件就像你再和對方說話，所以主旨欄中的主詞有時可以省略，可以增強關鍵字的吸睛度。比如說： I am requesting a quote 我請求報價。這句話中 I am可以省略，就寫為： Requesting a quote或Quotation request It's a greeting from London, UK這是來自英國倫敦的問候，It's 可以省略，就寫為： Greeting from London, UK  請注意：這種不明確的主旨，通常是用在你認識的人或公司機構寄來的信，如果是第一次寄給